Tom van Kooten wint BTG-YP Award met project bij ProRail

Agile werken inspireert ICT’ers ProRail

“Het ging sneller en efficiënter, in een proces en met resultaten die meer worden gedragen door de mensen dan bij de klassieke wijze van projectmanagement.” Dat vertelt Sander van den Heetcamp van ICT-Operations bij ProRail. De doelstelling is gehaald (een Linux platform live brengen), maar het is vooral de verfrissende manier waarop dat gebeurde die inspireert. En dat vooral dankzij de inbreng van Tom van Kooten, een jonge en talentvolle consultant van Strict Academy. Tom van Kooten (26 jaar) studeerde digitale media en communicatie voordat hij bij Strict Academy ging werken. Bij ProRail in Utrecht is hij binnengehaald als een young professional met ambities en een vernieuwende blik op zaken. Hij ziet zich vooral als bruggenbouwer en maakte bij ProRail indruk door zijn onbevangen manier van werken, geïnspireerd op het gedachtegoed van Agile werken en Scrum-technieken.  Naast de waardering van ProRail leverde het Tom ook de award op als Young Professional of the Year van de BTG.  

Fris en onbevangen

ProRail heeft al een jarenlange hechte relatie met Strict en benut ook de bijzondere formule van Strict Academy. Soms is het goed om van buitenaf een impuls te krijgen, beaamt Sander van den Heetcamp. “Externen inschakelen met marktkennis en frisse ideeën om in bepaalde gevallen sneller stappen te zetten, gebruikmakend van de kracht van de bestaande professionals. Dat geldt ook voor de talenten van Strict Academy. De losse houding heeft gewerkt. Jonge mensen laten zich niet direct limiteren door historisch bepaalde werkwijzen. Ze kijken fris, onbevangen tegen zaken aan, juist omdat ze geen verleden bij ProRail hebben, zijn proactief. Tom is zo’n voorbeeld van iemand met de juiste mindset die ons als afdeling verder heeft geholpen. Hij stelde, niet gehinderd door gedetailleerde kennis van de techniek, open vragen en ging er onbevangen in. Dat was niet bedreigend voor het bestaande team, maar dwingt juist tot het doordringen tot de kern van het project.”  

Slimmer en sneller

Het moet slimmer en sneller kunnen, dacht Sander van den Heetcamp die het talent van Strict Academy op het project zette. Tom: “Ik houd wel van een uitdaging en het niet direct bewandelen van de gebaande paden. Bij de start van het project heb ik gezegd: ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het kan. Ik vond het juist fijn om in het diepe te worden gegooid. Ik kreeg veel vertrouwen hier bij ProRail en ik wist ook dat ik altijd kan terugvallen op Sander en op de professionals bij Strict die enorm veel ervaring hebben met projectmanagement.”  

Tijdwinst

Het project betreft het Landelijk Linux platform dat in dienst staat van het Verkeersleiding Ondersteunend Systeem VOS: “Het informeren van de stakeholders, ook de reizigers, als het met de treinenloop niet gaat zoals is gepland. De informatie uit het systeem voedt andere systemen, bijvoorbeeld dat wat je als reiziger ziet.” Door het Agile werken is grote tijdwinst geboekt bij het live zetten van het platform. Tom van Kooten: “Pure winst. Met de ervaringen die er nu liggen kan een volgende release weken sneller worden gedaan door het toepassen van Agile werken-technieken.”  

Kleine stukjes

Hoe heeft Tom het dan aangepakt? “Het verhaal goed begrijpen, neerzetten wat uiteindelijk de bedoeling is, maar het oppakken in kleine stukjes. Kijk, als zo’n project misgaat, dan staan de treinen stil. Dat beseffen we allemaal. Door het project in kleinere stukken te hakken hebben we stap voor stap vertrouwen gewekt en naar de release toegewerkt. Voortdurend was er overleg met de stakeholders: is het plan goed, zijn we tevreden over de stap die we hebben gezet? En dan op naar de volgende stap. Ik zie mezelf als een bruggenbouwer, een verbinder tussen mensen en deelprojecten.”  

Gemotiveerd en actief

Van den Heetcamp is zeer tevreden over het resultaat. “Een echte team-effort, samen aan het project werken met mensen die ook echt een actieve rol hadden. Geen remmende factoren, maar juist mensen die gemotiveerd en actief een bijdrage leverden. Deze aanpak leent zich niet voor het ‘silo-denken’, maar juist je verantwoordelijkheid durven pakken. Dat daagt uit, prikkelt, geeft een beter gevoel. Het nodigt ook uit om andere projecten op een Agile manier aan te pakken. Het bevalt, er heerst nu de overtuiging dat het ook anders kan dan op de zeg maar traditionele projectmanagement-wijze. Gewoon samen met je collega een probleem oppakken en oplossen.  Dat geeft voldoening. Veel met elkaar praten, geen lange sessies met stapels documenten en schrijfwerk, maar korte stand-ups met praktische resultaten.” De cultuur bij ProRail is die van zeer uitgebreide en zorgvuldige procedures. “Logisch als het over de veiligheid op het spoor gaat. Het maakt ons handelen bij andere bedrijfsprocessen soms ook wat terughoudend. Op een Agile manier is het ook mogelijk om veilige systemen op te leveren, zo hebben we nu ook bewezen”, concludeert Sander van den Heetcamp. “Dikkere rapportages maken de kwaliteit van ons werk niet altijd beter. Stop je energie minder in de productie van meer documenten, maar in intensiever communiceren en samenwerken. Dat levert ook prima resultaten op.“  

Samen oplossen

De werkwijze in dit project is zeker niet alleen geschikt voor ICT-omgevingen, maar is overal toe te passen. “Directer communiceren, overzichtelijke stapjes zetten, gezamenlijk het einddoel schetsen, meer overleggen en minder documenten. Dat kan winst opleveren voor de organisatie terwijl je team zich er goed bij voelt. Het maakt mensen in een team pro-actiever. Je bent geneigd om meer samen op te lossen dan dat je je beperkt tot je eigen gebiedje met een afgebakende verantwoordelijkheid.” De aanpak was dus geïnspireerd op een Agile mindset en Agile principes. “De volgende releases willen we ook graag op die manier uitbrengen”, weet Sander al. “We hebben aangetoond dat het lukt om met deze Agile werkwijze een release te doen. Sneller en efficiënter en als een echte teamprestatie. Het inspireert, we weten nu dat het ook anders kan dan met de traditionele methodes. De methodiek is opnieuw toe te passen, de werkmethodes zijn herbruikbaar.” download dit artikel in PDF